Setiap kali saya berpikir tentang etika, saya teringat kutipan kuno penyair sufi Jallaludin Rumi – “Di luar gagasan tentang perbuatan benar atau perbuatan salah, ada sebuah bidang, saya akan menunggu Anda di sana.” Kita dalam hidup terkadang menghadapi dilema etika dan berada di bidang abu-abu ini karena tidak mengetahui arah mana yang harus diambil dan ke mana hal itu akan membawa kita. Etika pribadi kita menentukan sistem nilai, karakter, dan perilaku pribadi kita. Di dunia sekarang ini, dengan organisasi yang memiliki identitasnya sendiri, diperlukan kode etik bisnis yang dapat digunakan orang untuk mengidentifikasi sistem nilai dan perilaku yang diharapkan.
Etika bisnis mendefinisikan kode perilaku moral untuk bisnis, yang menetapkan bahwa bisnis harus mencapai pertumbuhan dan keuntungan dengan cara yang bertanggung jawab secara sosial dan hukum dan bertanggung jawab atas keputusannya kepada pemangku kepentingan internal dan eksternal serta masyarakat luas. Institute of Business Ethics, London mendefinisikannya sebagai – “Etika bisnis adalah penerapan nilai-nilai etika dalam perilaku bisnis. Hal ini berlaku untuk semua aspek perilaku bisnis, mulai dari strategi ruang rapat dan cara perusahaan memperlakukan karyawan dan pemasoknya hingga teknik penjualan dan praktik akuntansi. Etika melampaui persyaratan hukum bagi sebuah perusahaan dan, oleh karena itu, merupakan keputusan dan perilaku yang bersifat kebijaksanaan dan dipandu oleh nilai-nilai. Etika bisnis relevan baik terhadap perilaku individu maupun perilaku organisasi secara keseluruhan.”
Di sebagian besar negara, lembaga akuntansi dan bursa telah mengamanatkan bahwa setiap organisasi harus memiliki kode etik yang diterapkan dalam organisasinya. Tidak ada kode etik standar, dan diberikan pedoman luas yang dapat disesuaikan dengan budaya organisasi dan kebutuhan bisnis. Setiap departemen Etika & Kepatuhan organisasi diharuskan menyiapkan Kode Etik tertulis dan menerapkannya dalam organisasi.
Bagian di bawah ini memberikan prosedur untuk mengembangkan, menerapkan dan memantau Kode Etik. Langkah utama telah disebutkan dengan narasi singkat dan kegiatan utama yang diperlukan:
1. Mandat & komitmen dari manajemen puncak: Kode Etik mendefinisikan nilai-nilai inti organisasi sehingga berdampak pada budaya organisasi. Hal ini juga berdampak pada reputasi organisasi karena menentukan sikap organisasi terhadap tanggung jawab sosial perusahaan. Keterlibatan manajemen senior adalah suatu keharusan untuk memberikan arahan, pendanaan dan sumber daya.
- Mendapatkan komitmen formal dari manajemen dan direksi untuk menetapkan Kode Etik
- Persetujuan anggaran untuk pengembangan, implementasi dan pemantauan rutin diperlukan.
- Persetujuan untuk penempatan staf departemen dan penetapan jalur pelaporan diperlukan.
2. Persiapan dokumen kebijakan: Dokumen kebijakan utama berisi nilai-nilai organisasi, komitmen manajemen, rincian program etika, dan proses pemantauan. Selain itu, semua kebijakan pendukung juga disebutkan. Misalnya, jika kode etik tersebut menetapkan perlakuan yang adil dan adil terhadap karyawan, maka harus ada kebijakan tambahan terkait dengan agresi di tempat kerja, keberagaman, pelecehan seksual, kesetaraan kesempatan, dan lain-lain.
- Bidang inti dokumen kebijakan perlu diidentifikasi.
- Dokumen kebijakan utama perlu didukung oleh kebijakan tambahan untuk memastikan cakupan dan implementasi yang tepat.
- Bandingkan dokumen kebijakan dengan dokumen kebijakan organisasi lain.
- Memasukkan persyaratan hukum untuk dokumen kebijakan
3. Persetujuan rancangan dokumen kebijakan: Setelah selesainya dokumen kebijakan dan kebijakan tambahan, hal yang sama harus disetujui oleh manajemen senior.
- Rancangan dokumen kebijakan perlu disetujui secara resmi oleh manajemen puncak, komite audit, dan dewan direksi.
- Dapatkan umpan balik dari pengguna bisnis untuk menentukan apakah mereka akan menghadapi kesulitan praktis dalam menerapkannya.
4. Mengembangkan strategi implementasi: Strategi implementasi sangat penting untuk keberhasilan program. Rencana proyek harus dikembangkan bersama dengan strategi implementasi. Keterlibatan departemen Sumber Daya Manusia pada tahap ini adalah suatu keharusan karena mereka akan bertanggung jawab untuk menyelenggarakan pelatihan, memasukkan kode etik dalam surat pengangkatan, menetapkan sistem penghargaan untuk menjaga etika dan juga alasan untuk memberhentikan karyawan karena perilaku tidak etis. Proses implementasinya memerlukan:
- Struktur departemen dan persyaratan staf kantor Etika.
- Pemilihan vendor untuk implementasi sistem hotline dan web tidak dilakukan secara internal.
- Sistem penghargaan dan pengakuan akan ditetapkan oleh HR. Nilai-nilai etika idealnya harus dimasukkan dalam kartu skor keseimbangan karyawan.
- Strategi penyebaran pelatihan termasuk pelatih, jadwal, materi dan sistem evaluasi. • Prosedur investigasi dan pelaporan terhadap penyimpangan kecil dan besar
5. Pelatihan & Kesadaran: Komunikasi adalah kunci keberhasilan penerapan Kode Etik. Berbagai metode dan sumber pelatihan harus dikerahkan secara bersamaan untuk melatih staf dan pemangku kepentingan eksternal. Kalender pelatihan harus dipublikasikan untuk melaksanakan pelatihan. Jelajahi ide-ide berikut untuk membangun kesadaran dan sumber daya pelatihan:
- Menyiapkan materi pelatihan di ruang kelas untuk mendidik staf tentang kebijakan rinci.
- Mengembangkan program pelatihan berbasis web yang mencakup tes etika, studi kasus dan skenario bisnis.
- Publikasikan kasus-kasus dilema etika yang relevan di intranet
- Memberikan pelatihan kepada staf yang ada dan menerapkan hal yang sama dalam pelatihan induksi untuk staf baru.
- Publikasikan kebijakan yang relevan di web untuk pemangku kepentingan eksternal seperti pemasok, dll.
- Menerbitkan daftar periksa untuk menentukan cara mengambil keputusan ketika menghadapi dilema etika.
6. Menerapkan hotline dan perangkat lunak yang diperlukan untuk memantau pengaduan: Organisasi mempunyai pilihan untuk mengembangkan alat pelaporan berbasis web secara internal atau melakukan outsourcing. Apa pun masalahnya, rincian kontak dan layanan akhir harus dipublikasikan di seluruh organisasi agar staf dapat melaporkan keluhan dan mendiskusikan kasus ketika mereka menghadapi dilema etika. Lakukan dua langkah berikut untuk itu:
- Publikasikan nomor kontak, id email, dan situs web untuk melaporkan keluhan
- Staf ini 24/7 untuk pemantauan yang efektif atau sesuai kebutuhan bisnis
7. Melaporkan penyimpangan dan mengambil tindakan perbaikan: Pelanggaran kecil dan besar terhadap Kode Etik harus diselidiki dengan baik. Laporan tersebut harus mengidentifikasi orang-orang yang bertanggung jawab atas pelanggaran tersebut, tingkat pelanggarannya, tindakan perbaikan yang harus diambil dan modifikasi yang diperlukan terhadap kebijakan yang ada, jika ada. Lakukan hal berikut:
- Melakukan investigasi terhadap kasus yang dilaporkan dan menyampaikan laporan kepada komite audit dan dewan direksi.
- Lakukan analisis akar permasalahan untuk menentukan penyebab penyimpangan, dan mengidentifikasi solusi untuk memitigasi risiko.
8. Mengevaluasi komitmen terhadap nilai-nilai etika: Tergantung pada persyaratannya, survei dan audit secara berkala harus dilakukan untuk mengevaluasi kepatuhan terhadap kebijakan dan sikap organisasi terhadap etika secara keseluruhan. Kita harus menyadari bahwa memiliki Kode Etik tidak menjamin bahwa Kode Etik akan dipatuhi, oleh karena itu pemantauan rutin diperlukan untuk menilai kepatuhan. Terapkan praktik berikut:
- Melakukan Survei Organisasi untuk mengevaluasi pemahaman dan komitmen karyawan terhadap Kode Etik Bisnis.
- Audit secara berkala praktik-praktik yang diikuti dengan membandingkannya dengan dokumen kebijakan.
9. Pembaruan tahunan: Kebijakan adalah dokumen dinamis yang dapat direvisi berdasarkan perubahan persyaratan ekonomi dan hukum. Lakukan penilaian menyeluruh terhadap kebijakan yang ada setiap tahun, dan gabungkan perubahan setelah mendapat persetujuan manajemen senior. Selain itu, untuk semua penambahan dan modifikasi, kirimkan komunikasi formal kepada staf. Gunakan proses berikut:
- Melakukan tinjauan tahunan terhadap kebijakan tersebut.
- Mengatasi kesenjangan dan kekurangan yang diidentifikasi dalam kebijakan
- Dapatkan persetujuan manajemen untuk hal yang sama
- Meluncurkan kebijakan yang diperbarui dan memberikan pelatihan kepada staf.
Keuntungan menerapkan Kode Etik adalah meningkatkan upaya tata kelola perusahaan dalam organisasi dengan menetapkan seperangkat nilai-nilai inti dan perilaku yang seragam untuk seluruh staf. Staf mengetahui tindakan yang tepat, siapa yang harus didekati jika menghadapi dilema, dan apa risiko penerapan pola perilaku tidak etis. Oleh karena itu, reputasi dan risiko hukum organisasi juga berkurang karena karyawan wajib mematuhi hukum.
Kami menyambut baik masukan Anda mengenai metodologi ini. Silakan berbagi praktik terbaik jika Anda telah berpartisipasi dalam menetapkan Kode Etik untuk sebuah organisasi.
Saya mengundang Anda untuk mengunjungi blog saya, RiskBoard Sonia Jaspal di http://soniajaspal.wordpress.com/